Fenomenologia del messaggio fuori ufficio

Ovvero le manifestazioni del nostro inconscio in quel apparentemente banale “sono in ferie”

C’è una cosa che trovo irresistibilmente comica nel mondo del lavoro: i messaggi di “fuori ufficio”. Avete presente? Quelle risposte automatiche che i colleghi attivano quando si assentano per qualche giorno.

Brevi, impersonali, a volte con gergo burocratico di fantozziana memoria… eppure incredibilmente rivelatrici. Perché dentro a quelle poche righe si nascondono aspettative, sensi di colpa, ansie e micro drammi quotidiani.

Per quella che è la mia esperienza, queste risposte automatiche si possono dividere, in alcune grandi categorie.

I giustificatori seriali

"Sono assente per ferie fino al..." 
"Sono in malattia fino a..." 
"Sarò in permesso dal giorno tale al giorno tal altro."

Questa categoria vive il fuori ufficio come una deposizione in tribunale. Come se non fosse lecito assentarsi senza produrre una certificata motivazione valida, verificabile, possibilmente protocollata. Come se dall’altra parte chi, dopo avervi scritto, riceve la risposta automatica in questione stia a interrogarsi sull’effettiva motivazione della vostra assenza.

Sarà il caso di rammentare che esiste un sacrosanto diritto alla privacy individuale, per il quale direi che possiamo anche non informare l’interlocutore del motivo esatto per il quale abbiamo osato assentarci dal nostro importantissimo lavoro.

L’irraggiungibile (con eleganza)

La mia preferita! “Sono assente con accesso limitato alle e-mail“. Diciamo la verità, oggi come oggi, non avremmo accesso limitato alle e-mail neanche su una navicella spaziale, e non è un’iperbole.

Il messaggio che, credo, si intende trasmettere, è che essendo assenti dall’ufficio, non abbiamo nessuna voglia di controllare la posta elettronica in modo da non cadere nella tentazione di rispondere al volo, e anche per non essere angustiati da questioni lavorative. In fondo, occhio non vede, dito non digita…

Ed è giusto così. Perché diciamolo: se siamo in ferie, siamo in ferie e, a meno di non chiamarci Clark Kent, qualcuno risolverà al posto nostro o attenderà il nostro rientro per affrontare la questione..

Il creativo inconsapevole

Qui entriamo nel territorio delle perle. Ne ho viste di tutte:

"Sono in FERIE!"
"SARÒ ASSENTE!!!!!"

A buon intenditor… Punteggiatura creativa, maiuscole aggressive e messaggi che trasmettono un’emozione chiarissima: avevo un disperato bisogno di staccare, vi prego NON SCRIVETEMI.
Poi ci sono quelli dall’animo opposto.

Il penitente

“Mi scuso per non poter rispondere tempestivamente. Risponderò al mio rientro.” Qui il fuori ufficio diventa quasi una lettera di scuse. Un piccolo atto di contrizione preventiva. Come se prendersi una pausa – magari anche dovuta a un problema in famiglia o di salute – fosse un disservizio per cui farsi perdonare.

Ma nel resto del mondo funziona così?

Qui arriva la parte interessante. Le linee guida ufficiali – quelle delle funzioni HR, comunicazione aziendale e perfino sicurezza informatica – dicono quasi tutte la stessa cosa: il fuori ufficio dovrebbe essere breve, chiaro e senza dettagli inutili. L’obiettivo non è raccontare la propria vita, ma aiutare chi scrive a capire cosa fare: quando torni, e a chi rivolgersi nel frattempo.

Anzi, in molti casi si sconsiglia proprio di entrare nei dettagli. Non solo per eleganza, ma anche per sicurezza: specificare troppo (dove si è, perché si è via, per quanto tempo, con precisione chirurgica) può esporre a rischi evitabili, come tentativi di phishing o uso improprio delle informazioni. Diverse linee guida IT e universitarie lo sottolineano chiaramente.

Qui arriva il contrasto culturale. Nei contesti anglosassoni, per esempio, il messaggio standard è esattamente quello minimale: due righe, una data, un contatto alternativo. Nessuna giustificazione, nessuna scusa. In molti ambienti corporate, anzi, un messaggio troppo creativo o troppo emotivo rischia di risultare fuori luogo.

In Italia (e più in generale in Europa), invece, tendiamo a fare l’opposto: spieghiamo, giustifichiamo, chiediamo quasi scusa. Inseriamo dettagli che nessuno ha chiesto, come se dall’altra parte ci fosse qualcuno pronto a valutare la legittimità della nostra assenza.

E poi c’è il mondo reale, quello non ufficiale, che su internet si diverte parecchio con questi messaggi. C’è chi scrive che cancellerà tutte le email ricevute durante le ferie, chi risponde in modo passivo-aggressivo mettendo in discussione l’urgenza altrui, chi trasforma il fuori ufficio in una dichiarazione esistenziale. Esagerazioni, certo, ma che raccontano qualcosa di essenziale al giorno d’oggi: il bisogno, spesso frustrato, di difendere il proprio tempo.

Ma quindi: come si scrive un buon fuori ufficio?

La verità è che un buon messaggio di assenza è molto più semplice di quanto pensiamo e soprattutto non deve giustificare nulla. Non siamo obbligati a spiegare perché non siamo al lavoro. Non dobbiamo entrare nei dettagli della nostra vita privata. Non dobbiamo allegare metaforicamente certificati, carte d’imbarco o diagnosi. Possiamo invece essere chiari, utili e, perché no, anche sereni.

La versione essenziale (e liberatoria)

Un buon fuori ufficio può contenere:

• Il periodo di assenza (facoltativo ma utile)
• Una data di rientro (se vogliamo condividerla)
• Un contatto alternativo (collega, team, ufficio)

E poi basta.

"Sono assente dal lavoro fino al giorno x compreso. Per urgenze, potete contattare [nome/ufficio]. A presto."

Il punto vero

Forse il tema non è il messaggio automatico. È l’idea, ancora molto radicata, che l’assenza dal lavoro sia qualcosa da giustificare. Una colpa.

Ma non lo è. Lavoriamo quando lavoriamo. Quando non lavoriamo, viviamo; comunque sempre troppo poco.

Anche se si tratta di un banale messaggio di fuori ufficio, a cui probabilmente non abbiamo dato nessuna importanza, magari copiandolo dalla volta precedente, le parole rivelano più di quello che crediamo su di noi e sul nostro atteggiamento.

Non siamo più nell’epoca della hustle culture, quella dedizione selvaggia al lavoro h24 che per anni ci ha convinto che il valore di una persona si misurasse dalle ore in ufficio, dalla velocità dell’ascesa, dalla disponibilità costante. Un modello rumoroso, ingombrante e, alla fine, logorante. Le neuroscienze ci raccontano qualcosa di importante: un cervello sotto pressione continua fatica a essere creativo, fatica a risolvere problemi, fatica a sognare. La sopravvivenza spegne l’intuizione.

Qualcosa sta cambiando, soprattutto tra le generazioni più giovani. Qualcuno lo chiama quiet ambition: perseguire obiettivi, eccellere nel proprio lavoro, ma rifiutarsi di farne l’unica ragione di vita. Un successo che ti lascia senza fiato e senza tempo, in fondo, è solo un fallimento con una buona confezione.

La consuetudine, sana e intelligente, di dedicare solo alcune ore della giornata al lavoro, già più diffusa nel nord Europa, sta prendendo piede anche da noi. Ma dobbiamo ancora adattarci, risvegliarci e liberarci dalle catene della dimostrazione e della competizione a chi resta più ore in ufficio a scaldare la sedia. Per ritrovare la piena consapevolezza del diritto a viverci la nostra vita senza dovere giustificazioni di merito – il certificato di malattia resta comunque da produrre, eh – e soprattutto senza paura del giudizio altrui.

Può darsi che ci siamo riconosciuti in almeno una di queste categorie. Forse siamo giustificatori seriali. Forse penitenti, o magari scriviamo la parola ASSENTE con sedici punti esclamativi.

O forse siamo già passati dall’altra parte: due righe, zero sensi di colpa, e via.

In ogni caso, la prossima volta che attiveremo il nostro fuori ufficio, proviamo a fermarci un secondo. A rileggere il testo con la consapevolezza di chi ha fatto un passo avanti.

Perché non dobbiamo giustificarci, scusarci o spiegarci. Solo informare del fatto che (beati noi…) non siamo al lavoro.

---

Beh, so bene, naturalmente, quanto sia importante mancare a un appuntamento d’affari, se si vuol conservare un qualche senso di bellezza della vita…

Oscar Wilde, L’importanza di chiamarsi Ernesto, 1894